Livre de police automobile : obligations, mentions et version numérique
Qui doit tenir un livre de police, quelles mentions y inscrire pour chaque véhicule d'occasion, papier ou numérique, contrôles et sanctions : le guide pratique pour les marchands VO et les mandataires.
Par l'équipe TORQ 360Publié le 8 min de lecture
Vous achetez des véhicules d'occasion pour les revendre, vous en prenez en dépôt-vente ou vous reprenez la voiture d'un client lors d'une vente ? Alors vous êtes concerné par le livre de police. C'est l'une des premières choses que vérifient les forces de l'ordre lors d'un contrôle, et l'une des plus souvent mal tenues.
Ce guide fait le point sur ce que dit la réglementation, sur les mentions à inscrire pour chaque véhicule et sur les différences entre un registre papier et un livre de police numérique.
Qu'est-ce que le livre de police ?
Le livre de police, appelé dans les textes registre des objets mobiliers, est un registre dans lequel le professionnel inscrit, au jour le jour, chaque objet d'occasion qu'il acquiert ou qu'il détient en vue de la revente. Pour un professionnel de l'automobile, ces objets sont des véhicules : voitures, utilitaires, deux-roues, quads…
Son but est la traçabilité : permettre aux enquêteurs de retrouver l'origine d'un véhicule (qui l'a vendu, quand, à quel prix, contre quelle pièce d'identité) et de lutter contre le recel de véhicules volés.
L'obligation est posée par l'article 321-7 du Code pénal. Ses modalités pratiques sont précisées par les articles R321-1 et suivants du même code.
Qui doit tenir un livre de police ?
La règle vise toute personne dont l'activité professionnelle comporte la vente d'objets mobiliers usagés ou acquis auprès de personnes qui ne les fabriquent ni n'en font le commerce. Dans l'automobile, cela concerne notamment :
- les marchands et négociants VO, qu'ils aient un parc ou qu'ils travaillent depuis un bureau ;
- les garages qui achètent des véhicules pour les revendre, y compris les reprises faites lors d'une vente ;
- les professionnels qui détiennent des véhicules en dépôt-vente ;
- les mandataires dès lors qu'ils achètent des véhicules ou qu'ils les détiennent en vue de la revente.
Le cas du mandataire qui agit comme simple intermédiaire, sans jamais acheter ni détenir le véhicule, est plus nuancé : il dépend de la façon dont l'activité est organisée. C'est typiquement un point à faire valider par votre conseil.
La déclaration préalable en préfecture
Le livre de police va de pair avec une autre formalité souvent oubliée : la déclaration préalable de l'activité de revendeur d'objets mobiliers auprès de la préfecture (ou de la sous-préfecture) du lieu d'exercice. Elle se fait avant de démarrer l'activité, et un récépissé vous est remis. Tenir un registre impeccable ne dispense pas de cette déclaration.
Les mentions à inscrire pour chaque véhicule
Chaque véhicule fait l'objet d'une ligne numérotée. Les textes exigent une description précise de l'objet, de sa provenance et des conditions de son acquisition. En pratique, pour un véhicule, on retrouve :
| Rubrique | Ce qu'on y inscrit |
|---|---|
| Numéro d'ordre | Un numéro unique, attribué dans l'ordre chronologique, sans trou ni doublon |
| Date d'acquisition | Le jour de l'achat ou de la prise en dépôt |
| Désignation du véhicule | Marque, modèle, immatriculation, numéro de série (VIN), couleur, kilométrage le cas échéant |
| Nature de l'opération | Achat, reprise, dépôt-vente |
| Identité du vendeur | Nom, prénom (ou raison sociale), adresse |
| Pièce d'identité du vendeur | Nature du document, numéro, autorité qui l'a délivré, date de délivrance |
| Prix et règlement | Prix payé et mode de règlement (virement, chèque…) |
De nombreux professionnels complètent aussi la sortie du véhicule : date de vente, acquéreur et prix. Cela rend le registre beaucoup plus utile en cas de contrôle, car on voit d'un coup d'œil ce qui est encore en stock.
Le registre se tient « jour par jour »
Le Code pénal sanctionne le fait de ne pas tenir le registre jour par jour. Remplir le livre de police en fin de mois à partir des factures d'achat est donc une mauvaise pratique : chaque entrée doit être inscrite au moment où le véhicule entre dans votre stock.
Livre de police papier ou numérique ?
Les deux formes sont admises, avec des exigences différentes.
Le registre papier doit être coté (pages numérotées) et paraphé par le commissaire de police ou, à défaut, par le maire de la commune de l'établissement. On écrit à l'encre, sans blanc ni rature, et les erreurs se corrigent sans effacer la mention d'origine.
Le livre de police numérique (ou électronique) est autorisé à condition que le dispositif garantisse l'intégrité, l'inaltérabilité et la sécurité des données enregistrées : une ligne validée ne doit pas pouvoir être modifiée ou supprimée sans laisser de trace, et la numérotation doit rester continue. Il n'a pas à être paraphé.
Les durées de conservation ne sont pas les mêmes pour les deux formes ; les sources professionnelles citent généralement cinq ans après la clôture d'un registre papier et dix ans pour un registre électronique. Vérifiez la version en vigueur des textes avant d'archiver ou de détruire un registre.
Et un tableur Excel ?
Un fichier Excel ou Google Sheets n'est pas un livre de police numérique au sens des textes : n'importe quelle cellule peut être modifiée ou effacée sans trace, et rien n'empêche un trou dans la numérotation. C'est pratique pour travailler, mais risqué comme registre officiel.
Pourquoi passer au numérique ?
- Fini la double saisie : les informations déjà saisies pour l'achat (véhicule, vendeur, prix) alimentent directement le registre.
- Des numéros d'ordre fiables : attribués automatiquement, sans trou ni doublon.
- Des oublis repérés : un logiciel peut signaler les mentions manquantes avant le contrôle, et non pendant.
- Une impression en un clic : le registre de l'année s'exporte en PDF pour être présenté aux enquêteurs.
Contrôles et sanctions
Le livre de police doit pouvoir être présenté à tout moment aux services de police et de gendarmerie qui le demandent. Ne pas le tenir, ou le tenir de façon incomplète, est une infraction pénale : l'article 321-7 du Code pénal prévoit jusqu'à six mois d'emprisonnement et 30 000 € d'amende.
Au-delà de la sanction, un registre mal tenu peut compliquer votre défense si un véhicule que vous avez acheté se révèle volé : le registre est justement la preuve de votre bonne foi.
Les erreurs les plus fréquentes
- Oublier les reprises. Le véhicule repris lors d'une vente est une acquisition comme une autre : il doit figurer au registre.
- Oublier les dépôts-ventes. Un véhicule confié par un particulier entre aussi dans le livre de police, même s'il ne vous appartient pas.
- Remplir après coup. Le registre se tient au jour le jour, pas à la clôture du mois.
- Des numéros qui sautent. Une ligne annulée se barre (papier) ou se neutralise avec une trace (numérique) ; elle ne disparaît jamais.
- Une pièce d'identité incomplète. Type, numéro, autorité et date : les quatre informations comptent.
- Supprimer la ligne d'un véhicule supprimé du stock. Même si le dossier du véhicule est effacé de votre outil de gestion, sa ligne au registre doit être conservée.
Comment TORQ 360 tient votre livre de police
Dans TORQ 360, le livre de police n'est pas un outil de plus à remplir : il est tenu avec votre stock.
- Chaque véhicule acheté, repris ou mis en dépôt-vente reçoit son numéro d'ordre à l'entrée en stock, à la suite, sans trou.
- Le véhicule, le prix et le vendeur sont repris du dossier et de la fiche contact : rien n'est ressaisi.
- La sortie (date, acquéreur, prix) est ajoutée automatiquement à la vente.
- Les mentions manquantes sont signalées ligne par ligne, pour compléter avant un contrôle.
- La ligne est conservée même si le véhicule est supprimé, et le registre s'exporte en PDF et en CSV, par année.
La tenue du registre et la déclaration préalable restent de votre responsabilité : le logiciel vous aide à ne rien oublier, il ne remplace pas la validation de votre organisation par votre conseil.
Questions fréquentes
Le livre de police est-il obligatoire pour un marchand VO ?
Oui. Un professionnel qui achète des véhicules d'occasion pour les revendre doit tenir le registre des objets mobiliers prévu par l'article 321-7 du Code pénal, et avoir fait la déclaration préalable de son activité en préfecture.
Faut-il inscrire les véhicules en dépôt-vente ?
Oui. Un véhicule détenu en vue de la revente doit figurer au registre, même s'il appartient encore au déposant. La nature de l'opération (dépôt-vente) est alors indiquée sur la ligne.
Peut-on tenir son livre de police sur Excel ?
C'est déconseillé. Un livre de police numérique doit garantir que les données ne peuvent pas être modifiées ou effacées sans trace et que la numérotation reste continue, ce qu'un tableur ne permet pas.
Combien de temps faut-il conserver le livre de police ?
Plusieurs années, avec une durée qui dépend de la forme du registre (papier ou électronique). Les sources professionnelles citent cinq ans pour le papier après sa clôture et dix ans pour l'électronique : vérifiez la version en vigueur des articles R321-1 et suivants du Code pénal.
Que risque-t-on si le livre de police est mal tenu ?
Le fait de ne pas tenir le registre jour par jour est puni par l'article 321-7 du Code pénal de six mois d'emprisonnement et de 30 000 € d'amende.